Veranderende marktomstandigheden raken eventbranche

De afgelopen maanden draaide de zakelijke eventbranche weer op volle toeren. Dat gaf een geweldige boost én veel livecommunicatie met impact. Toch zorgen enkele externe marktontwikkelingen momenteel voor nieuwe uitdagingen: van prijsstijgingen tot minder lastminute bewegingsruimte. In dit artikel geeft IDEA zijn visie op de achtergronden en laten we zien hoe bureaus en opdrachtgevers zich samen kunnen aanpassen aan de nieuwe realiteit.

In de twee jaar dat fysieke livecommunicatie vanwege de pandemie vrijwel op pauze heeft gestaan, is de wereld veranderd. We kregen te maken met de oorlog in Oekraïne, stijgende inflatie, schaarste op de arbeidsmarkt. Door die veranderde marktomstandigheden moet de eventbranche zich momenteel aanpassen aan een nieuwe realiteit. 

Een belangrijk aspect van de nieuwe realiteit zijn prijsstijgingen. Een event dat pre–corona een bepaald bedrag kostte, is soms wel 30 à 40 procent duurder. Budgetten waarmee je in 2019 prima uit te voeten kon, zijn vaak niet toereikend. 

De hogere prijzen zijn het gevolg van de ijzeren wetten van de economie: waar schaarste is, stijgen prijzen. En er is momenteel schaarste op nogal wat gebieden. Door de oorlog en economische onrust zijn voedsel, energie en materialen duurder geworden. Dat zie je overal in de maatschappij gebeuren, dus ook in de eventbranche. Dat geldt ook voor de schaarste op de arbeidsmarkt. Het is voor bureaus, cateraars, technische partijen en locaties – eigenlijk alle schakels in het ecosysteem van livecommunicatie – moeilijk om personeel te vinden. 

IDEA is lid van het pan-Europese verenigingsnetwerk LiveCom Alliance, dat regelmatig onderzoek doet gericht op de live communicatie- en eventbranche. Onlangs (juni ’22) publiceerde de Duitse collega branchevereniging Fwd. een onderzoek dat specifiek ingaat op de huidige marktomstandigheden en gestegen kosten in het bijzonder. Lees hier meer.

Piekmoment in de markt
Omdat in 2020 en 2021 op fysiek gebied weinig mogelijk was, hebben opdrachtgevers de logische behoefte om de kracht van live weer vol in te zetten. Daar komt bij dat sommige bedrijven vooruit plannen spannend vinden met het oog op onzekere corona-ontwikkelingen. Hierdoor is de natuurlijke spreiding in de markt verdwenen en ontstaat een piekmoment. Wanneer een opdrachtgever belt voor een event op korte termijn, is het antwoord daarom soms: “Heel graag, maar het kan niet meer.” Zeker op populaire data is bijvoorbeeld alleen de locatie vaak al een ‘deal breaker’.

Een bijkomend effect is dat in de pre-productie door eventmanagers veel meer werk moet worden verzet om dingen te regelen. De tijd van een paar belletjes is voorbij; je moet veel intensiever zoeken om alle benodigde onderdelen van een event voor elkaar te krijgen. Bureaus kunnen er niet omheen die extra inspanningen in rekening te brengen.

Duurzaam omgaan met eventtalent
Deze ontwikkelingen zijn ook voor eventprofessionals een hard gelach. Bureaus willen niets liever dan samen met opdrachtgevers strategische, creatieve, uitbundige en impactvolle livecommunicatie neerzetten als tegenwicht voor de soberheid van de afgelopen jaren.

Het zit in ons DNA om dingen goed en snel te regelen en te improviseren. Het antwoord op elke vraag was: “ja”. Ook al was het op het allerlaatste moment. Dat kan helaas niet altijd meer. De wil is niet weg, maar de rek is – vanwege de geschetste marktomstandigheden – soms uit. Bureaus koesteren hun mensen en dat betekent dat ze voorzichtig moeten laveren tussen de extra vraag vanuit de markt en het duurzaam inzetten van schaars talent.

Inzetten op langetermijnsamenwerking
Dat de eventbranche de sociaal-economische realiteit niet kan veranderen, is een feit. En hoe lang de huidige markomstandigheden gaan duren, is lastig in te schatten. Daarom is het de komende maanden cruciaal dat opdrachtgevers en bureaus nog efficiënter en duurzamer met elkaar omgaan.

De beste stap die opdrachtgevers in die richting kunnen nemen – en gelukkig gebeurt dat al heel veel – is eventmarketing in de langetermijn-communicatiestrategie opnemen. Wanneer opdrachtgevers en bureaus een duurzame relatie opbouwen, kunnen ze met elkaar lezen en schrijven. Dat bespaart veel tijd en geld. 

En hoe eerder je samen met je bureau begint aan een traject, hoe eerder eventprofessionals kunnen anticiperen en schakelen. Daardoor groeien de mogelijkheden en krijg je betere resultaten. Zeker in een krappe markt is dat dé weg naar livecommunicatie met impact.

Voorkom verspilling van resources
Een andere vorm van duurzaam omgaan met beschikbare resources, is extra scherp zijn op alle vormen van verspilling. Een goede stap die opdrachtgevers hierbij kunnen zetten, is intern tot in detail nadenken over hun wensen en doelstellingen. Daardoor hoeven bureaus tijdens de executie minder te wenden en keren. Zo kunnen opdrachtgevers tijd en geld besparen en halen ze het maximale uit hun investering.

Aansluitend hierop is het goed om samen met je bureau vooraf de vraag op tafel te leggen: welke dingen gaan we fysiek live doen en wat kan eventueel effectief hybride of online? Door scherpe keuzes maken op basis van strategie, ontstaat meer ruimte in het stuk fysieke live dat overblijft. Dat is slimme vorm van duurzamer omgaan met beschikbare resources, zeker als het gaat om locatie en catering. En voor het stuk dat je fysiek live doet, kun je dan alles uit de kast halen.

We zijn als branche blij dat we weer kunnen doen wat we het liefst doen: events met impact bedenken en neerzetten. En gelukkig is er veel mogelijk, óók in deze veranderde en soms uitdagende markt. Door op het juiste moment te anticiperen en bureaus nog beter te betrekken en in te zetten, liggen er voor zakelijke opdrachtgevers volop kansen hun doelgroepen live te ontmoeten.

Lees hier de visie van IDEA en IDEA-leden in een campagne door Event Inspiration:

• Dit is (voorlopig) de nieuwe realiteit voor opdrachtgevers én de evenementenbranche
• Drie bureau-eigenaren aan het woord over prijsstijgingen, pitches en de toekomst van events – een kritische blik op onze branche  (interview I)
• Drie bureau-eigenaren aan het woord over prijsstijgingen, pitches en de toekomst van events – een kritische blik op onze branche  (interview II)