Choose live

Hoe hou ik mijn medewerkers betrokken nu ze massaal thuiswerken? Hoe zorg ik dat alle neuzen de kant van de nieuwe strategie op wijzen? Hoe hou ik mijn netwerk up to date in mijn vakgebied nu er nauwelijks evenementen zijn? Na maanden van afstand zijn organisaties dringend op zoek naar manieren om verbonden te blijven.

De kracht van live, juist nu

De kracht van live-ervaringen wordt meer dan ooit gemist. Live is de plek waar mensen en merken dicht bij elkaar komen. Waar cement tussen teams en netwerken ontstaat en waar boodschappen belevenissen worden. Gelukkig is er veel mogelijk, want met heldere protocollen kun je ook in de anderhalvemetersamenleving fysieke evenementen met impact organiseren.

Live = ook online

Gelukkig kan er veel, want de wereld van live bruist van vernieuwing en vooruitgang. Dit bewijzen alle online events, hybride congressen en webinars die mensen en bedrijven op afstand verbinden.

Choose wisely

Of je nu gaat voor online, live of hybride: om van een event een succes te maken heb je in deze onvoorspelbare tijd meer dan ooit een betrouwbare partner nodig. Een partner die begrijpt hoe je een marketingstrategie of communicatievraagstuk vertaalt in een fysieke of digitale belevenis met betekenis. En ook een partner die antwoord heeft op al je vragen over (corona) protocollen, verzekeringen en aansprakelijkheid. Een partner die je van idee tot event begeleidt, adviseert en inspireert. Precies daar ligt de kracht van een IDEA Certified Leading Agency.

Bekijk alle certified leading agencies

De zekerheid van het IDEA-keurmerk

Het unieke IDEA-keurmerk garandeert dat al onze leden onafhankelijk zijn gescreend op financiële kredietwaardigheid, een transparante manier van zakendoen, creatieve slagkracht en deskundigheid in verzekeringen, wet- en regelgeving. Precies het soort zekerheid die je als opdrachtgever zoekt in deze onzekere tijden.

FAQ

Mag ik een evenement organiseren?

Sinds 1 juli kun je met inachtneming van de actuele corona maatregelen evenementen organiseren. De belangrijkste aandachtspunten in de RIVM-richtlijnen zijn 1. reserveren en registreren 2. placeren 3. het waarborgen van de anderhalve meter tussen bezoekers. Dit kun je prima regelen door gebruik te maken van vaste zitplaatsen, slimme opstellingen en routes, een goede planning en tijdsloten. IDEA informeert haar leden doorlopend over de actuele wet- en regelgeving. Ook hebben we in samenspraak met Eventplatform Nederland een door de overheid erkend protocol voor zakelijke bijeenkomsten opgesteld.

Ik wil een evenement organiseren? Wat is er mogelijk?

Binnen de huidige RIVM-richtlijnen is veel mogelijk. Een evenement met impact organiseren vraagt wel meer dan ooit om creativiteit en kennis. De afgelopen maanden zijn er binnen de eventwereld innovatieve concepten ontstaan die volledig passen in de tijdsgeest. Van drive-in-congressen en pop-up-locaties in de buitenlucht tot zeer succesvolle hybride en digitale events. De RIVM-richtlijnen bieden verder een uitgelezen kans om meer te focussen op maatwerk. Denk aan een kleinschalig kick-off event voor werknemers, een intiem relatiediner of een hybride expertsessie waarvan je de resultaten achteraf digitaal deelt.

Wat gebeurt er als mijn event vanwege veranderingen in coronaregels niet kan doorgaan?

In dat geval is het verstandig om eerst te onderzoeken of het event kan worden aangepast zodat het wel binnen de regels past. Lukt dit niet? Dan ga je samen met je bureau op zoek naar een nieuwe datum. Wanneer ook dat niet haalbaar is, zal het event geannuleerd moeten worden. Aangezien het onvoorspelbare tijden zijn, is het belangrijk om vooraf met het organiserende bureau goede afspraken te maken over eventuele onverwachte situaties en de financiële gevolgen daarvan.

Wat gebeurt er als een van de leveranciers in aanloop naar mijn evenement failliet gaat?

Tijdens economisch zware tijden is het extra belangrijk om transparant te zijn over geldstromen en afspraken te maken over wat er gebeurt als een van toeleveranciers onverhoopt failliet gaat. Overigens zijn we als branche in overleg met de overheid over een garantiefonds voor evenementen. Bij IDEA volgen we deze ontwikkeling op de voet.

Wie is verantwoordelijk voor het gedrag van bezoekers op mijn event?

Het houden van anderhalve meter afstand is in basis de verantwoordelijkheid van bezoekers zelf, maar een opdrachtgever dient hier als gastheer wel op toe te zien. Een bureau kan in samenspraak met de opdrachtgever maatregelen nemen die zorgen dat alles volgens de regels verloopt. Bijvoorbeeld door het inschakelen van specialisten die erop toezien dat gasten de regels naleven. Ook kan een bureau zaken zo organiseren dat mensen tijdens het event makkelijker gepaste afstand kunnen houden. Denk aan duidelijke routes en een goede afbakening van ruimtes. Locaties spelen logischerwijs een cruciale rol hierin en nemen deze zeer serieus.

Wat is een hybride event?

Een hybride event is een combinatie van een fysiek en een online evenement. Het is een goede oplossing wanneer je zo veel mogelijk mensen wilt bereiken met een idee, product of dienst, maar bent gebonden aan de beperkingen van een locatie of die van je bezoekers. Door fysiek en digitaal te combineren, kun je een event voor iedereen toegankelijk maken. Ook mensen die nog niet fysieke ontmoetingen op prijs stellen. Wanneer je het goed aanpakt, kan een hybride event meer bereik genereren dan een event dat alleen fysiek plaatsvindt.

Hoe zorg ik dat mensen naar mijn evenement komen?

Zet communicatie en -registratie zorgvuldig in en benut daarmee de belangrijke rol ervan in de beleving van de bezoeker voorafgaand en na afloop van het event. Veel mensen leven nog steeds met een bepaalde angst. Dat is vaak het gevolg van onwetendheid over hoe een live-event gaat voorlopen. Uitgebreide communicatie kan mensen geruststellen en enthousiasmeren om zich in te schrijven. Beschrijf hoe de ontvangst werkt, op welke stoel iemand mag zitten en wat de regels zijn met eten en drinken. Tip: stuur vooraf de routing van locatie naar de gasten. Dat haalt veel onzekerheid weg.

Hoe succesvol zijn digitale events?

Digitale events waren voor corona al in opkomst en er zijn absoluut succesverhalen. Een recent Apple-event werd door 1,8 miljoen mensen live bekeken en er zijn talloze events die tienduizenden bezoekers online aantrekken. De mate van succes is – net als bij fysieke evenementen – voor een groot deel afhankelijk van de creativiteit, het vakmanschap en de ervaring van de organiserende partij.

Is het mogelijk om als gevolg van coronamaatregelen een evenementenverzekering te verplaatsen?

Veel evenementen zijn de afgelopen maanden verplaatst. Tot nu toe waren in de meeste gevallen verzekeraars bereid de bijbehorende polissen te verplaatsen. Voor de toekomst is men momenteel in gesprek met verzekeraars over de evenementenverzekeringen voor 2021. De verwachting is dat polissen – wellicht met een aanvullende premie – ook in 2021 mogen worden verplaatst naar een nieuwe datum.

Is het mogelijk om het annuleringsrisico als gevolg van coronamaatregelen te verzekeren?

Op dit moment is het niet mogelijk dit risico te verzekeren. Dat zal in de nabije toekomst waarschijnlijk niet veranderen. We zijn als branche wel in overleg met de overheid over een garantiefonds voor evenementen. Bij IDEA volgen we deze ontwikkeling op de voet.

Is het mogelijk om in 2021 evenementenverzekeringen af te sluiten?

Dat is zeker de verwachting. Op individuele basis wordt het al gedaan, maar de premies voor 2021 zijn niet bij alle verzekeraars bekend. De premiestelling voor evenementenverzekeringen in 2021 zal door de vele coronagerelateerde schades helaas behoorlijk wat hoger worden. Een andere oorzaak van deze stijging is dat de premies voor evenementenverzekeringen in Nederland beduidend lager lagen dan in de meeste omringende landen. Verwachting is dat de premies voor 2021 eind dit jaar bekend zullen worden.

Heb je algemene vragen?

Neem contact op met IDEA

Heb je vragen over verzekeringen?

Neem contact op met Klap No Risk

Heb je gerichte juridische vragen?

Neem contact op met onze huisadvocaat Van As Advocaten