Menu

Nieuws

Last minute evenement boekingen

05-09-2011

Het is zowel voor bureaus als voor opdrachtgevers geen onbekend verschijnsel: de voorbereiding- en productietijd van evenementen wordt korter. Opdrachtgevers beslissen steeds later dat ze een evenement willen laten organiseren: de last minute boeking komt steeds vaker voor. Bureaus raken daardoor bedreven in het uitvoeren van scenario’s die voorheen als onhaalbaar werden gezien. Is hier sprake van een trend, wat zijn daarvan de achtergronden en wat zijn de gevolgen voor de bureaus en voor opdrachtgevers?

IDEA-leden zeggen desgevraagd de last minute evenement boeking inderdaad als trend te herkennen, dat deze trend al jaren geleden werd ingezet maar nu door de crisis verder wordt aangescherpt. Sommige bureaus vrezen voor kwaliteitsverlies als gevolg van deze trend; andere ervaren de tijdsdruk juist als een voordeel. Feit blijft voor alle partijen dat de horizon wel heel dichtbij is gekomen. 

Achtergrond: crisis 
De crisis, waarvan we bij de aanvang van 2011 dachten dat het ergste nu wel geweest was, blijft voortduren. Onder die omstandigheden zijn veel opdrachtgevers geneigd om de besluitvorming over een evenement nog wat op te schorten. Eerst maar eens kijken wat er aan het einde van streep overblijft en dan zien we wel wat er kan. We willen wel, maar we wachten nog even. 
Ook vinden als gevolg van de crisis regelmatig reorganisaties plaats of bijsturing van de interne organisatie van bedrijven. Dat kan leiden tot uitstel van geplande bedrijfsbijeenkomsten. De eventmanagers staan bij wijze van spreken in de startblokken, maar de beslissingsmomenten op directieniveau worden uitgesteld. WE weten nog niet wat we willen, dus we wachten even. 

Mogelijke nadelen 
De meeste bureaus zijn, door het korter worden van langetermijnplanningen sinds een aantal jaar, gewend geraakt aan een bepaalde mate van onzekerheid in de evenementenbranche. De trend naar last minute tast echter hun continuïteitsgevoel aan. Zoals een van de leden het verwoordde: ‘Vroeger kon ik op basis van mijn agenda bepalen of het goed of slecht ging met mijn bedrijf. Nu is dat heel erg een momentopname geworden.’ 
Een en ander betekent dat bureaus steeds sneller moeten kunnen schakelen. Bereid moeten zijn om hun bedrijfsagenda voor de komende twee weken helemaal om te gooien, zodra er een last minute boeking binnenkomt. Sommige vrezen daarbij voor kwaliteitsverlies. Wat nu als we niet voldoende tijd hebben om de dingen uit te voeren zoals we dat als professionals graag willen? Het is nog niet gebeurd, zeggen ze, want uiteindelijk lukt het altijd wel, maar het voelt niet prettig. 

Ervaren voordelen 
Dat geldt niet voor bureaus die gewend zijn aan ‘last minute klanten’. Zij ervaren de tijdsdruk waaronder gewerkt moet worden juist als een voordeel. Om te beginnen hebben ze daardoor minder te maken met langdurige pitchprocessen. Dat scheelt zowel het bureau als de klant veel tijd. Uiteraard vraagt het werken zonder pitch wel dat er al een band is tussen bureau en opdrachtgever. 
Verder merken deze bureaus op dat het productieproces van last minute evenementen soepeler is. Er is immers geen tijd voor eindeloos overleg of om nog eens terug te komen op eerder genomen besluiten. Voor sommige is dit de prettigste manier van werken: gebeld worden en dan direct aan de slag, vanaf het begin weten wat je moet doen en hoe je dat gaat doen. Voor deze bureaus leidt de korte termijn juist tot hogere kwaliteit, op voorwaarde dat je beschikt over flexibele leveranciers die direct inzetbaar zijn. 


Nieuws

A PHP Error was encountered

Severity: Notice

Message: Undefined variable: archief

Filename: sysplugins/smarty_internal_data.php

Line Number: 287

Top